Werkzeugkiste für kleine Teams – 39 nützliche Tools

Lesezeit: 10 Minuten

39 Tools für Dein Team

Mit einem Team zusammenzuarbeiten, ist eine spannende Sache. Dies bedeutet, das Dein Projekt richtig Fahrt aufnehmen kann, weil viele Menschen an einem Strang in eine Richtung ziehen. Diese aber zu koordinieren, sich untereinander abzusprechen, Aufgaben zu verteilen und zu kommunizieren ist nicht so leicht, wenn die richtigen Mittel und Werkzeuge fehlen. In diesem Artikel stelle ich Dir eine Auswahl von Diensten vor, die oft nichts kosten und Dir und Deinem Team helfen werden, Zeit zu sparen.

Die Auswahl von Werkzeuge für die Teamarbeit obliegt oft einer wachsenden Struktur, geprägt durch persönliche Vorlieben oder den Bekanntheitsgrad großer Marken. Oft ist nichts dagegen einzuwenden, doch solltest Du gerade auf Hinblick auf die Struktur des Teams auf gewisse Punkte achten.

Bei kleine Teams, gerade von Startups oder auch der Zusammenschluss von einzelnen Freelancern, arbeiten die Mitarbeiter oft räumlich getrennt, oft sogar in unterschiedlichen Zeitzonen. Teammitglieder sind nicht in einem Intranet integriert, trotzdem sollen Zugriffsrechte flexibel und die Kosten niedrig sein. Digitale Nomaden möchten gänzlich auf eine aufwändige technische Infrastruktur verzichten und mit „leichtem Gepäck“ am liebsten alles im Web erledigen. Gerade wenn Du viel unterwegs bist und schon einmal erlebst hast, wenn Dein Laptop verloren geht (geklaut oder mit einer Cola Bekanntschaft gemacht hat), dann wäre Redundanz bezüglich der Hardware sogar wünschenswert.

Die heutigen Webtools leisten genau für diese Anforderungen hervorragende Dienste und es bedarf normalerweise kaum noch Applikationen die auf dem PC/Laptop installiert werden müssen. Wenn Du es schafft, alle Dienste in das Web auszulagern, kannst Du sogar auf günstige Laptops wie Chromebooks umschwenken und dann sogar echtes Geld sparen.

Die Tools – Für jede Aufgabe die richtige Lösung

Im Grunde geht es darum, eine Collaboration-Suite aus kostenlosen oder günstigen Diensten zusammenzustellen. Es folgen nun die Auflistung von Aufgabenstellungen die in einem Team auftreten können, die leicht mit (oft) kostenlosen Tools erledigt werden können. Die Liste ist natürlich bei der Vielzahl von Werkzeugen die es heute gibt, nicht vollständig und ich würde mich freuen, wenn Du mir hilfst diese Liste zu erweitern. Einige der hier vorgestellten Diensten, werde ich noch in einem späteren Artikel näher beleuchten. Später gehe ich noch darauf ein, wie Du diese Dienste zu einem Kollaboration-Dashboard zusammenkleben kannst.

Telefonieren und Telefonkonferenz

Join.me ist sehr leicht zu bedienen - join.me (quelle: join.me)
Join.me ist sehr leicht zu bedienen – join.me (quelle: join.me)

Egal ob im Team oder mit Deinen Kunden: telefonieren ist wichtig und dazu bedarf es eine richtige Technik. Skype ist sehr beliebt weil es gleich mehrere Funktionen (Telefonie, Telefonkonferenz, Chat und Videokonferenz) abdeckt, aber es gibt Alternativen. Eine richtige VoIP-Anlage kann Dir gute Dienste leisten und ist in der Handhabung und Funktionsumfang auch besser. Wenn Du nach „VoIP“ suchst, wirst Du viele Anbieter finden. Ich persönlich nutze für ein anderes Projekt Placetel (Basisdienst ist kostenfrei) und bin sehr zufrieden. Für Telefonkonferenzen bietet sich zum Beispiel auch voxeet an, die hohen Wert auf gute Sprachqualität legen. Wenn Du für Online-Präsentationen Join.me nutzt (siehe unten), kannst du auch deren DialIn nutzen, der auch klasse funktioniert.

Video-Konferenz – Schau mir in die Augen

Auch hier gibt es viele Anbieten und die großen sind sicherlich Skype oder Hangout. Die Dienste sind kostenlos und bieten gute Qualität. Wenn Du Dich mit jemanden OHNE Anmeldung in einer Videokonferenz treffen möchtest, gibt es Appear.in die komplette ohne Anmeldung oder Kosten funktionieren.

Desktop-Sharing – für das Team oder Kunden

Auch hier nutzen viele Skype, doch das setzt immer voraus, das der Gegenüber auch ein Skype-Account besitzt. Möchtest Du jemanden oder einer Gruppe von Kunden Deinen Desktop oder Applikation zeigen, bietet Join.me hier eine einfache Lösung. Die Teilnehmer benötigen nur einen Browser um Deinen Desktop zu sehen und es ist keine weitere Installation einer App notwendig. Sehr praktisch und wird auch mit den meisten Firewalls oder Sicherheitsbestimmungen in Unternehmen fertig.

Team-Chat

Die einen hassen es, die anderen lieben es. Ich bin der Meinung das ein Team-Chat für alle Mitglieder, die Produktivität steigern kann. Für kurze Infos wird Dein Posteingang nicht voll gemüllt und es gibt auch keine störende Unterbrechung via Telefon. Für Team-Chats gibt es mehrere Lösungen: Zum einen Slack der sehr beliebt bei Teams ist, oder auch HipChat, der voll auf Team-Chats ausgelegt ist. Beide sind auch sehr nützlich Chats mit dem Kunden zu führen, also mehrere Chat-Räume anzulegen. Der Zugriff wird dann über Einladungslinks geregelt. Auch ist es nicht nötig einen Chat-Clients zu installieren: Alles klappt prima im Browser.

Mit Rambox werden viele Chat-Dienste in einer Applikation vereint. (quelle: Rambox)
Mit Rambox werden viele Chat-Dienste in einer Applikation vereint. (quelle: Rambox)

Weitere Lösungen könnten auch der Facebook Messenger oder auch WhatsApp sein. Diese sind weit verbreitet und auch Gruppen-Chats sind möglich. Wem dann bei den vielen Möglichkeiten die Übersicht verliert, sollte sich ein Tool installieren, der alle Chat-Lösungen wieder vereint. Dazu ist Franz sehr beliebt oder die kostenlose Variante Rambox, der ebenfalls die großen Chatdienste in einem Fenster unterbringt. Das Praktische dabei: Du kannst dich mit mehreren Accounts an einem Dienst, zum Beispiel WhatsApp, anmelden und gleichzeitig nutzen.

Dokumente – Ablage und gemeinsam bearbeiten

Cloud-Speicher wie Dropbox, Box oder Google Drive bieten sich für die Ablage von Dokumenten sehr gut an, gerade dann wenn Dein Team nicht neben Dir sitzt, sondern über die Welt verteilt arbeitet. Sollen mehrere Kollegen an EINEM Dokument gleichzeitig arbeiten wollen, zum Beispiel Fakten einer Recherche werden durch unterschiedliche Mitarbeitern zusammengetragen und in einem Excel eingefügt, wird es kniffelig. Wenn Du schon einmal so etwas versucht hast, wirst feststellen, das es ohne Absprache wer gerade das Dokument öffnet darf, leider nicht herumkommt. Mit Google Drive geht das sehr gut und ist auf Kollaboration mit mehreren Team-Mitgliedern ausgelegt, so das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokumentes problemlos möglich ist. Google hat seine Office Lösung (Docs, Tabellen, Presentation und Formulare) im Speicher-Dienst Drive integriert und der Funktionsumfang ist sehr gut, auch wenn er an ein Microsoft Office nicht heranreicht. Gerade die Funktionen für die Zusammenarbeit mit mehreren Teilnehmern ist erstklassig und spart enorm viel Zeit und nerven.

Aufgabe im Team

Einer der wichtigsten Elemente in der Zusammenarbeit im Team, ist das Management von Aufgaben. Da ich ein großer Fan von Trello bin, möchte dies natürlich hier auch auflisten. Die Teamfunktionen von Trello sind klasse und es können leicht Rollen vergeben und mit mehreren Boards gearbeitet werden. Natürlich gibt es auch andere Ansätze und Alternativen. Zum einen Bitrix24, die neben dem Management von ToDo’s auch viele andere Teamfunktionen wie Dateimanagement, Chat und Video-Konferenz vereint. Der Dienst Taskulu ist speziell für Teams ausgelegt und bietet zusätzlich Zeit-Tracking für Projekte und Team-Chats an. Asana ist eher Listen- und Meilenstein-Orientiert und ist sehr leicht zu bedienen. Sehr Trello-Like ist auch Yanado das sich in Google Mail einklinkt und von hier aus sich bedienen lässt. Alle Dienste bieten kostenfreie Pakete an, sowie kostenpflichtige mit mehr Funktionalität.

Termine für die Gruppe und Terminabsprache

Bevor ein Termin mit einem Kunden oder mit dem Team gemacht werden kann, bedarf es eine Terminplanung. Das wird gerade dann schwierig, wenn nicht jeder Teilnehmer das gleiche Kalender-Tool nutzt oder durch Restriktionen keinen Zugriff auf den Kalender gewehrt. Werkzeuge wie zum Beispiel Doodle oder Kulibri bieten leicht verständliche Wege um mit mehreren Personen einen Termin oder offene Zeitfenster zu finden. Durch die Integration in andere Kalender können dann die gefundenen Termine dort wieder eingesehen werden.

CRM und geteilte Kontakte

Ein CRM System (Customer Relationship Management) oder geteilte Kontakte sind extrem hilfreich für das Team. Es gibt nichts schlimmeres, wenn jeder seine eigene Kontaktliste führen muss. Als kleines Team oder Stratup sitzt Du ständig auf der Kostenbremse, aber gute System kosten manchmal leider auch etwas. Es ist eine Gradwanderung und gerade am Anfang, solltest Du dieses Thema nicht zu weit nach hinten schieben.

Bitrix24 vereint CRM, CHat, Aufgaben und Termine auf einer Plattform (Quelle bitrix24)
Bitrix24 vereint CRM, CHat, Aufgaben und Termine auf einer Plattform (Quelle bitrix24)

Die einfachste Art ist ein Tabelle bei Google Drive, das für alle Mitglieder freigegeben ist. Hier werden alle Kontakte eingetragen und jeder hat Zugriff. Mittels Zapier oder IFTTT können zusätzliche Funktionen hinzugefügt werde, wie automatisch neue Einträge in Trello, Newsletter-Server oder im Google Kalender für die Nachverfolgung eintragen zu lassen, wenn ein neuer Kontakt in der Liste landet. Es ist machbar, nur wenn die Liste länger wird, ist es Fummelkram. Die Seite SpreadsheetCRM zum Beispiel bietet hier ein fertiges Template an, um CRM über Excel zu handhaben.

Besser sind da professionelle CRM Lösungen wie zum Beispiel Hubspot, das im Web komplett kostenfrei (mit Limitierungen) verfügbar ist.  Lösungen wie Zoho, Odoo, FatfreeCRM oder Bitrix24 sind sehr umfangreich und bieten auch andere Funktionen rund um die Team-Kollaboration an.

Es gibt sogar mit Streak einen Dienst, der sich direkt im Google Mail aufsattelt und hier eine CRM Lösung anbietet.

Whiteboards für den Brainstorm

Bei örtlich getrennten Team-Mitgliedern einen kreativen Austausch von Ideen hin zu bekommen, ist nicht leicht und sollte digital durch eine Weblösung gestützt werden. Dazu gibt es eine Vielzahl von Anbietern.

Interessant finde ich zum Beispiel Stormboard wo Mindmap-Elemente in Gruppen (sogenannte Templates) zusammengefasst werden, was meiner Meinung nach enorm der Übersicht hilft. Conceptboard ist sehr Bilderlastig mit integriertem Videochat (ccol). GoVisually ist für App- und Webseiten-Designer sehr interessant, weil hier Mookups im Team besprochen werden können. Mehr den generellen Whitboard-Gedanken verfolgt Realtime Board ihrer Weblösung. Hier können neben Zeichnungen und Notizen, auch Dokumente angehängt, sowie auch komplette Arbeitsabläufe visualisiert werden. Die klassische Midmap lässt sich gut mit mindmeister umsetzen, was enorm umfangreich und gut für Teams geeignet ist.

Firmenkennzahlen – Wo steht die Firma?

Hey, Moment. Was hat das mit Teamarbeit zu tun? Ich musste feststellen, das viele Unternehmer Firmenkennzahlen leider eine untergeordnete Rolle zuweise. Dabei sind das die Schlüsselinformationen für eine erfolgreiche Unternehmung und sollten in Deinem Mittelpunkt stehen. Wenn Du nicht mit einem Excel arbeiten möchtest, das du nur alle paar Wochen aktualisierst, gibt es eine Alternative. Zum Beispiel der Dienst Baremetrics, der an dein Backend angeschlossen wird und Dich und Dein Team in Realtime mit Informationen wie Umsatzzahlen, Gebühren und anderen Ausgaben, sowie mit Deinen aktuellen Userzahlen informiert. Eine gute Übersicht über Deine Kennzahlen, wird Dir und Deinem Team helfen, schnell gegen mögliche Probleme anzusteuern und auch jedem im Team auf dem laufenden zu halten.

Warum Dein Team das sehen sollte? Weil es alle interessiert und auch wichtig für alle ist. Dazu ein interessanter Artikel über Buffer der erklärt, warum Transparenz im Unternehmen wichtig ist. Die Firma Buffer stellt übrigens mittels Baremetrics ihre Kennzahlen für alle sichtbar ins Web.

Zeiterfassung pro Projekt/Kunde

Wenn Du für mehrere Kunden arbeitest, wirst Du auch die Zeit protokollieren müssen, die Du für den jeweiligen Kunden arbeitest. Dafür gibt es eine Masse von Lösungen, sehr beliebt ist zum Beispiel Timedoctor. Timedoctor ist speziell für Teams ausgelegt und misst die Zeit für ein Projekt. Zusätzlich soll es auch Dich auf deine Arbeit fokussieren und zusätzlich trackt es auch Deine Nutzung von Apps und Webseiten. In übersichtlichen Listen wird dann dargestellt, wenn Du mal wieder Dich zu sehr ablenken gelassen hast und zu viel im Internet surfst warst, anstatt am Projekt zu arbeiten.

Zeitzonen

Wenn Du mit Kunden oder mit Team-Mitgliedern arbeitest, die in unterschiedlichen Zeitzonen leben, dann ist die Umrechnung der Zeitzone manchmal etwas quälend und Zeitraubend. Manche kommen schon mit einer Verschiebung von einer Stunde nicht klar. Dafür gibt es zum Beispiel WorldTimeBuddy der in einer einfachen Benutzeroberfläche die Zeit darstellt. Schnell die Städte eingetragen, die Zeit für ein Meeting gesucht und ein generierter Link kann an alle Beteiligten versendet werden.

Link-Übersichtsseite/Dashboard

Eine Seite die alle wichtigen Links in Gruppen darstellt ist sehr nützlich und kann durch Start.me oder 43marks erledigt werden. Warum ist das für Dein Team wichtig? Projektbezogene Links können gemeinsam verwaltet werden, nicht jeder muss seine eigene Linksammlung verwalten und es können zentrale Übersichtsseiten entstehen werden, die Dir schnell Zugriff auf die wichtigen Informationen geben. Das spart Zeit.

Dein Kollaboration-Dashboard und kleine Ideenanstöße

Die Startseite wenn ich mit Automatische Helden arbeite - Start.me (quelle: start.me)
Die Startseite wenn ich mit Automatische Helden arbeite – Start.me (quelle: start.me)

Mit all den Tools die ich Dir hier vorgestellt habe, kannst Du schnell mal die Übersicht verlieren. Am besten ist es, das Du Dir ein Dashboard einrichtest, das immer startet, sobald du deinen Browser öffnest. Dazu bietet sich Start.me an, das auch eine Chrome Erweiterung hat, damit diese Seite immer zuerst erscheint, wenn du den Chrome startest. Hier mal ein Beispiel von mir, wie ich mir mein Automatische Helden-Dashboard eingerichtet habe.

Die Seite kann Kategorien enthalten wie Projekt-Seite, Social Media, Werkzeuge oder Kommunikation. Auch Links direkt auf wichtige und immer wieder notwendige Dateien und Ordner sind sehr hilfreich. Zum Beispiel ein Link auf das Konzeptpapier Deines Projektes, die Ein-/Ausgaben Liste, der Ordner mit den Logos oder die Übersicht aller Teammitglieder.

Diese Seite kannst Du nun mit allen Team-Mitgliedern teilen und es dient von nun an, als das Collaboration-Dashboard für alle Deine Werkzeuge für die Zusammenarbeit und Bearbeitung Deines Projektes.

Darstellung von Teammitglieder und Workflows

Onboarding leicht gemacht - (Quelle trello.com)
Onboarding leicht gemacht – (Quelle trello.com)

Wenn neue Mitglieder ins Team kommen sind diese ohne Anleitung orientierungslos. Es ist besonders schwer, wenn dieser gar in einer Stadt oder Land arbeitet. Um dem Neuen es so leicht wie möglich zu machen, solltest Du einen Ort einrichten, der alle Informationen zu Deinem Projekt beinhaltet. Nicht nur die harten Fakten wie Konzeptpapiere und Umsatzlisten, sondern auch Workflows, Ideenlisten und eine Übersicht aller im Team befindlichen Mitglieder.

Das klappt prima zum Beispiel mit einem Trello-Board. Jede Spalte repräsentiert eine Gruppe von Informationen. Zum Beispiel „Dein erster Tag“, „Deine erste Woche“, „Ausstattung Arbeitsmittel“, „Wer ist für was Verantwortlich“, „Firmen Kultur“ und „Team-Mitglieder“. In jeder Spalte werden dann Karten abgelegt mit den jeweiligen Informationen. Entweder sind alle Informationen in der Karte enthalten, oder Du verlinkst auf ein Dokument oder Webseite. Sehr hilfreich finde ich die letzte Spalte mit den „Team-Mitgliedern“. Hier jede Karte mit dem Namen der Person versehen, ein Bild hochladen und in der Beschreibung die Verantwortlichkeiten auflisten.

Ein neuer Mitarbeiter hat oft die gleichen Fragen, die mit einem solchen Board schnell gelöst werden kann. Das Onboarding wird damit stark vereinfacht, der neue Mitarbeiter fühlt sich dabei besser und er kann schneller produktiv werden.

Geschäftspost digitalisieren

Wenn Du mit einem verteiltem Team arbeitest, also mit Leuten die nicht neben Die sitzen, macht es 100% Sinn, Dokumente digital vorzuhalten. Das „Papierlose Büro“ scheitert oft an der Stelle, wenn die Digitalisierung nicht konsequent durchgezogen wird. Bedeutet, das ALLES digitalisiert wird. Jeder Brief und Rechnung wird digital aufgenommen wird und via einem Ablagesystem gespeichert. Dies vereinfacht den Zugriff von allen Mitgliedern im Team. Aber bei der Briefpost solltest Du nicht aufhören. Auch Zeichnungen und Konzeptgrafiken an einem Whiteboard, können Fotografiert werden und wenn Du ein Notizbuch hast, solltest Du über eine digitale Version dieses Buches nachdenken.

An diesen Punkt stellen zwei Punkte eine große Hürde dar: die konsequente Digitalisierung und die richtig Ablage. Für die Digitalisierung gibt es zwei Hilfsmittel. Zum einen kannst Du dir günstige Dokumentenscanner anschaffen oder gar eine coole Scann-Lösungen wie Box von Fileee. Die richtige Ablage bedarf ein Konzept wo welche Dokumente liegen sollen und die Disziplin von allen Personen die dort Dokumente ablegen.  Schaffst Du das?

Guideline für Kommunikation

Die Anzahl der Kommunikationswege ist heute gestiegen. Mails haben einen geringeren Stellenwert als noch vor 5 Jahren und die Anzahl von Chat- und Videokonferenz-Systeme steigen an. Zusätzlich gibt es gesellschaftliche, altersbedingte und kulturelle Unterschiede mit der Handhabung von Kommunikationsmitteln. In Japan zum Beispiel ist die E-Mail kein wirklich verlässliches Kommunikationsmittel. Viele Japaner sehen den Posteingang wie ein Feed an, wo nur dann Mails bearbeitet werden, wenn sie zum Zeitpunkt des erscheinen auch gesehen werden. Ältere Mails verschwinden einfach im Strom der anderen Mails.

Eine Kommunikationsregel könnte so aussehen:

  • Benachrichtigungston für Chat und Mail ausschalten = Das stört die Produktivität
  • Dringend UND Wichtig Informationen = Telefon
  • Dringende und/oder kurze Infos ohne das eine Antwort benötigt wird (FYI) = Chat
  • Längere Info oder Arbeitsanweisung = Mail mit Link auf Dokument auf GDrive oder Trello oder gleich als Karte auf Trello
  • Disskussion = Telefonkonferenz/Videokonferenz/persönliche Treffen

Fazit

Werkzeuge sollen Dir und Deinem Team helfen anfallende Aufgaben leichter zu erledigen. Dabei sollen die Werkzeuge sich Deinen Arbeitsweisen anpassen und nicht umgekehrt. Das schöne bei neuen Werkzeugen ist jedoch, das Du analysieren kannst, ob die vorherige Art und Weise überhaupt effizient ware und die Methodik mit einem neuen Tool zu arbeiten, eventueller besser und schneller abläuft.

Dies soll nur ein kurze und bestimmt nicht vollständige Übersicht von Werkzeugen sein, die Du in deinem Team einsetzt. Einige werden in Zukunft noch näher beleuchtet und ich würde mich freuen, wenn Du mir hilfst diese Liste zu erweitern.  Schreib einfach in die Kommentare, was deiner Meinung nach in der Aufzählung noch fehlt.

Weitere Tool-Sammlungen:

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Sebastian Schenck

Sebastian Schenck

Sebastian ist Vertriebs- und Marketingleiter in einer Bremer Softwarefirma. Neben vielen kleinen Hobby-Projekten, betreibt er die Webseite Automatische-Helden.de.
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