Werde ein Mail-Ninja und automatisiere Deinen Posteingang

Lesezeit: 6 Minuten

Posteingang Aufpimpen - Zero-Inbox Teil 3

E-Mails sind Bestandteil unserer täglichen Kommunikation mit anderen Menschen. Wird sie jedoch falsch genutzt, kann dies viel Zeit kosten. Zeit, die für Dein Projekt fehlt. Wie Du Deine Werkzeug zur E-Mail Kommunikation optimiert und verbessert, erfährst Du in diesem Artikel.

Der Posteingang ist ein Werkzeug und soll Dir helfen, effizient Deine Arbeit zu machen: Mails beantworten und Mails schreiben. Dieses Werkzeug kann aber gepimpt, aufgemotzt, automatisiert und verbessert werden. Dies wird/soll Dir helfen Zeit zu sparen und Du wirst mehr Zeit für Dein Projekt haben. Dies ist der dritte und vorerst letzte Teil einer Serie rund um Deinen Posteingang und dem Konzept der Zero Inbox. Teil 1 findest Du hier und Teil 2 hier.

Es folgen einige kleine und manchmal brutale Tipps, um Deinen Posteingang zu optimieren:

Trainiere Deinen Spam-Filter

Mit rund 54 Milliarden Spam-Mails täglich sind diese eine echte Gefahr für unsere Produktivität. Die Zahl der Spam-Mails ist in den letzten Jahren stark gesunken (dankt den digitalen Göttern dafür), doch trotzdem sind es noch zu viele.

Im Grunde eine Selbstverständlichkeit, doch ich ertappe mich selbst manchmal, dass ich meine wenigen Spam-Mails nur lösche und sie nicht als Spam markiere. Dein Mailprogramm sollte super im Umgang mit Spam sein. Spam nervt und manchmal ist eine scheinbar harmlose Mail auch Spam. Es gibt zum Beispiel Newsletter, bei denen es mehrere Schritte braucht, um sich von ihm abzumelden. Da bin ich dann rigoros und der Absender landet für immer im Mülleimer. Verhindere Spam, denn sie ist Gift für Deinen Posteingang.

Mailvorlagen für das Wiederholte

Wenn die Kommunikation über E-Mail zu Deinem täglichen Arbeitshandwerk besteht und Du mehrere hundert Mails in der Woche verschickst, dann solltest Du Zeit sparen und auf Vorlagen zurückgreifen. Im Support und Vertrieb von Firmen ist es üblich, gut funktionierende Mailtexte, quasi aus der Retorte, immer und immer wieder zu nutzen. Einige Programme haben dafür eine eingebaute Unterstützung oder es gibt Addon für Templates oder “Canned Responses”. Für den Chrome-Browser zum Beispiel gibt es “Gorgias, der sich als Extension in GMail einklinkt. Beim Schreiben einer Mail erscheint ein kleines “g” am Rand des Eingabefenster. Darauf geklickt und es öffnet sich die Liste der Vorlagen. Die Auswahl ist schnell und unkompliziert. Es gibt bei GMail eine ähnliche Funktion, die Du unter den Einstellungen -> Labs findest. Die “Gespeicherte Antworten”-Funktion arbeitet sehr ähnlich wie Gorgias.

Wenn Du Dich also dabei ertappst, dass Du immer und immer wieder einen ähnlichen Text schreibst, so schreibe eine super Mail mit allen Informationen die Du hast und erstelle daraus eine Vorlage. In Zukunft wird das Beantworten von ähnlichen Fragen nur noch Sekunden dauern.

Mails werden Aufgaben

Mails müssen nicht Mails bleiben. Wie Du im zweiten Teil der Artikelserie erfahren hast, gibt es Mails, aus der echte Aufgabe werden. Das geht zwar händisch, aber warum umständlich, wenn es automatisch geht?

Das Ziel ist es also, aus einer E-Mail automatisch eine Aufgabe zu erzeugen. Dazu werden drei Dinge benötigt: Gmail, IFTTT und Trello. Ich habe GMail als Mailprogramm und Trello für das Aufgabentool gewählt, weil sie über IFTTT leicht verknüpft werden können. IFTTT kann aber auch mit anderen Aufgabentools kommunizieren, mit GMail aber am besten.

Erstelle zuerst ein Label in GMail, mit dem Du später Mails markierst, die zu einer Aufgabe mutieren sollen (zum Beispiel “AutoTask”). Arbeitest Du schon mit Labels und markierst Deine Mails schon damit, dann könnte “AutoTask” unter einem anderen Label angeordnet sein, sodass die Zuordnung zum entsprechenden Label leichter fällt.

In IFTTT erzeugst Du ein neues Rezept und wählst für das “This” GMail und selektierst für den Trigger “New email in inbox labeled”. Das Label “AutoTask” gibst Du manuell ein. Als das “That” wird Trello ausgesucht und die “Action” ist “Create a card”. Auch hier musst Du angeben, wohin die Reise gehen soll. Also wähle das Board, List-Name und Position aus wo die Aufgabe erscheinen soll. Wenn Du möchtest, kannst Du noch die Karte konfigurieren und wählen, wie der Titel aussehen soll oder was alles in der Beschreibung der Karte steht. Danach ist das Rezept fertig. HINWEIS: Anhänge werden nicht nach Trello übernommen.

Wenn Du nun eine E-Mail in Deinem Posteingang mit dem neuen Label “AutoTask” markierst, erscheint wenig später in Trello im angegebenen Board eine neue Aufgabe. Voila. Kein manuelles Kopieren oder Abschreiben. Einfach eine Mail markieren und das war.

BONUS: Wenn Du weißt, dass Mails von einem speziellen Absender immer in einer Aufgabe enden, kannst Du das über Filterregeln automatisieren. Einfach in die Einstellungen von GMail und unter den Filtern angeben das Mails von einem spezifischen Absender das Label “AutoTask” erhalten. Das war es. Jede Mail von diesem Absender erscheint nun automatisch in Trello als neue Aufgabe.

Ein weiteres Beispiel dafür kann sein, dass Bestellbestätigungen von Amazon, Ebay & Co automatisch in einem Trello-Board als Karte in einer Spalte “Offene Bestellungen” erscheinen. Ich nutze diese Regel, um nicht zu vergessen, dass bestellte Waren unterwegs sind und bald eintreffen dürften.

Ablagen und mehr in die Cloud

Die oben gelernte Kombination von GMail und IFTTT kann auch für andere Zwecke genutzt werden. Anstatt eine Mail an Trello zu senden, kann der Mailanhang auch an Dropbox gehen, um sie dort zu speichern. Als Beispiel möchte ich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater verdeutlichen. Wenn Du Dein Projekt betreibst, wirst Du Rechnungen, Kontoauszüge, etc erhalten und das oft digital. Das ist super, denn die kannst Du easy an Deinen Steuermenschen schicken.

Zuerst brauchst Du einen coolen Steuerberater (zum Beispiel Felix1.de), der darauf eingestellt ist, Deine Unterlagen digital zu erhalten und dafür einen Dropbox-Ordner für dich bereit hält.

Dann richtest Du ein Label “Steuerberater” und ein Rezept in IFTTT ein. Das Rezept sieht sehr ähnlich aus, wie oben, nur dass Du für das “That” Dropbox aussuchst, sodass der Mail-Anhang in Dropbox landet.

Ein alternativer Weg ist der Webdienst Send to Dropbox, der noch einfacher funktioniert. Über den Dienst wird eine spezielle E-Mail-Adresse erzeugt. Möchtest Du nun eine Mail in der Dropbox speichern, dann leitest Du die Mail an diese spezielle Mail-Adresse weiter und der Webdienst speichert den Inhalt der Mail in der Dropbox. Bling! Wieder Zeit gespart.

Mails werden zum Aufgaben-Board

Das gute Zuletzt! Du kennst Trello als Aufgabenliste, Organisationsform und Multitalent? Stelle Dir vor, Dein Posteingang würde genau so funktionieren. Es geht. Dazu gibt es die Browser-Erweiterung SortD für Chrome, das eine alternative Ansicht auf Deinen Posteingang bietet. SortD ist brutal, aber auch genial.

Einmal installiert, kannst Du zwischen Deiner normalen Ansicht für den Posteingang und der SortD-Ansicht wechseln, wobei es jedoch das Ziel ist, dass Du auf der SortD-Ansicht bleibst.

Deine Mails erscheinen auf der linken Seite als Inbox. Den Hauptteil des Bildschirms nehmen jedoch die Aufgaben-Spalten ein, die Du schon von Trello her kennst. Du kannst die bestehenden Spalten umbenennen oder Neue anlegen, sodass Du “ToDo”, “Doing”, “Waiting” und “Done” erhältst. Um Zero-Inbox mit SortD zu betreiben, würde bedeuten, dass nur E-Mails in den Spalten landen dürfen, wenn diese länger als 5 Minuten zur Beantwortung benötigen. SortD ist gewöhnungsbedürftig und stellt einen Paradigmenwechsel im Umgang mit E-Mails da. Doch wenn Du die Einarbeitung schaffst, wirst du feststellen, wie Übersichtlich diese Art der Darstellung ist und wie es dir Zeit sparen kann.

SortD im Einsatz in deinem Posteingang - Kanban, Trello, Gmail
SortD im Einsatz in deinem Posteingang

Bonus Tipp

Einen guten Rat kann ich noch geben: Bitte überlege Dir, was der Unterschied zwischen Dringend und Wichtig ist. Leider sehen viele Menschen ihre Handlung nicht nur als Wichtig an, sondern oft auch als Dringend. Leider passt die eigene Priorität nicht mit der Priorität dieser anderen Menschen überein. Nehme zum Beispiel einen Telefonanruf. Ist jeder Telefonanruf dringend? Er ist wie ein Alarm. Es klingelt und Du MUSST abnehmen. Ist der Inhalt des nun folgenden Gespräch denn nun wirklich wichtig? Ich schätze mal, dass es oft nicht der Fall ist. Ein gutes Buch, das Dir helfen kann, zwischen Wichtig und Dringend zu unterscheiden, ist das Buch “7 Wege zur Effektivität” von Stephen R. Covey.

Fazit

Die Zero Inbox ist ein echter Mehrwert und ein guter Weg zur gesteigerten Produktivität. Du wirst mehr Zeit für Dein Projekt haben und fokussierter an Deinen Mails arbeiten können. Sicherlich wird es Menschen geben, denen das nicht gefällt, die lieber lange Mails von Dir haben möchten oder mal eine Antwort auf ihre Spaß-Mails erhalten wollen. Möchtest Du diesen Menschen wirklich helfen möchtest, dann geben Ihnen diese Artikelserie.

Zum Schluss eine Bitte: Wir Menschen sind leider nicht so gut darin, Erlerntes sofort zu verinnerlichen. Es bedarf ständiges Wiederholen, um etwas zu erlernen, aber auch eine Überprüfung, ob Du es richtig machst. Prüfe Dich bitte also selbst. Am besten legst Du dazu einen Termin in drei Monaten in Deinem Kalender an und nehme Dir dann dafür etwas Zeit, um zu prüfen, wie es mit der Zero Inbox klappt. Lies den Artikel noch einmal durch und prüfe, ob Du alles so machst, wie es da steht. Ist Deine Inbox am Ende des Tages wirklich leer? Hast Du Erfolge in der Bearbeitung Deiner Mails und der Erstellung von Aufgaben? Wenn es noch nicht so läuft, versuche einen zweiten Anlauf. Gib nicht auf.

Fröhliches Mail-Schreiben.

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Sebastian Schenck

Sebastian Schenck

Sebastian ist Vertriebs- und Marketingleiter in einer Bremer Softwarefirma. Neben vielen kleinen Hobby-Projekten, betreibt er die Webseite Automatische-Helden.de.
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Sebastian Schenck

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