9 Beispiel wie du fokussierter Deine Aufgaben erledigst

Lesezeit: 8 Minuten

Fokussiert Aufgaben erledigen

Bei der Arbeit WhatsApp checken, Facebook lesen und gleichzeitig E-Mail schreiben und dann noch sich fragen, warum das Projekt nicht zügig fertig wird? Ich bin ein Chaot! Es passiert mir oft, das ich mich selbst immer und immer wieder von meiner Arbeit unterbrechen oder ablenken lassen. Es hat lange gebraucht, das ich verstanden habe, das genau diese Ablenkungen mich unproduktiv und nicht effizient machen. Eventuell geht es Dir ja auch so? Um das in den Griff zu bekommen, solltest Du fokussiert arbeiten. Aber was heißt das und wie bekommst Du das mit einem einfachen Trick hin?

Mein Papa hat mal zu mir gesagt „Wenn du einmal etwas anfängst, dann mache es auch zu Ende. In einem Stück und ohne Unterbrechung“. Nicht wirklich eine neue Weisheit, oder? Fokussiert sein bedeutet, das Du ohne Ablenkung Deine Tätigkeit nachgehen sollst. Nichts und auch wirklich nichts soll Dich dabei unterbrechen.

Wenn Du eine Tätigkeit ohne Unterbrechung durchführen kannst, passiert etwas wunderbares. Deine Gedanken drehen sich nur um ein Thema: deine Aufgabe. Softwareentwickler nennen es „im Tunnel sein“ und in der Psychologie wird es „Flow“ genannt und es beschreibt einen Zustand, wo die Umwelt in den Hintergrund tritt und nur noch die Aufgabe wahrgenommen wird. Gerade bei Kindern ist dieser Zustand oft zu beobachten, wenn diese stundenlang sich mit einer Sache beschäftigen, ohne den Verlauf der Zeit noch wahrzunehmen. Nun muss es nicht immer spirituell und psychologisch tiefgreifend sein, doch Fakt ist: wer eine Tätigkeit ohne Unterbrechung durchführt, wird dabei konzentrierter sein, weniger Fehler machen und auch schneller damit fertig werden.

Modus, Mütze oder Karte

Ich nenne es „in einem Modus“ arbeiten, andere setzen sich gerne virtuell eine Mütze auf, die für die entsprechende Aufgabe gedacht ist. Der Modus oder die Mütze soll verdeutlichen, das nur eine spezielle Aufgabe erledigt werden soll und nur diese eine. In diesem Modus machst du nur eine Sache, nur eine Aufgabe! Dein Handy ist aus, die Tür ist zu, dein Mailprogramm geschlossen. Kein Störer der dich unterbrechen oder ablenken kann.

Es wird nicht klappen in zwei Modi zu arbeiten also, zwei Mützen gleichzeitig auf zuhaben. Das führt zu Chaos und Unterbrechung. Multitasking ist eine Illusion. Lieber Aufgabe nach Aufgabe, Modus nach Modus oder Mütze nach Mütze. Hast du Deine Aufgabe erledigt, mache einen Haken daran und versetze dich in den nächsten Modus. Nun kannst du die besser und effizienter die nächste Aufgabe erledigen.

In einem Modus arbeiten - Mit Mütze oder Karte
Karten können dich daran erinnern, in welchem Modus du gerade arbeitest

Nimm dir Zeit für die Mützen. Entweder, wenn es dein Tag zulässt mit festen Zeiten, oder lieber nach und nach bis die Aufgaben alle abgearbeitet sind. Ich nutze dafür keine Mützen, aber ich habe so etwas ähnliches: Meinen täglichen wiederkehrenden Ablauf schreibe ich mir auf Karteikarten die ich jeden Tag erneut nutzen kann. Das gut an den Karten ist, das sie haptisch sind, also sie sind reell und können angefasst werden. Habe ich einen Modus erledigt, dann drehe ich die Karte um, bis am Ende des Tages alle Karten umgedreht sind.

Auf meinen Karten stehen zum Beispiel „Aufgaben prüfen“, „E-Mail Check“, „Pause“, „Kollegen besuchen“, „Firmenseiten prüfen“, „Produktlizenzen von Kunden prüfen“, „erneuter E-Mail Check“, „Schreiben“, etc. Die Karten sind recht individuell auf meine Arbeit abgestimmt, aber im folgendem findest Du eine Übersicht von unterschiedlichen Modis wie eine Arbeit als Einheit angesehen werden kann. Sie werden Dir ein besseres Gefühl für einen fokussierten Modus geben oder auch Anregung um auch eigene „Mützen“ für dich zu finden.

Recherche-Modus – suchen, finden, speichern

Wenn du etwas recherchieren möchtest, es gibt Berufsklassen oder Tätigkeiten wo dies notwendig ist, dann mache nur das eine: Recherchieren. Der Trick ist nun, das du nichts anderes machst als Recherchieren. Wichtig dabei ist, wie schon beschrieben, das Du dabei nicht unterbrochen wirst. Also schalte alle Störer wie Telefone aus und schalte deine Mail ab. Nun begibst du dich auf die Suche nach den Thema was du suchst. Nehmen wir als Beispiel du möchtest auf Malta Urlaub machen, Hotel hast du schon und nun suchst du nach Aktivitäten, Events und Örtlichkeiten die Du besuchen könntest. Du startest also im Web deine Suche und jede Seite oder Artikel der passen könnte, legst du auf einen neuen Tab im Browser.

Du Recherchierst jedoch, so das es nicht dazu gehört die Artikel weiter zu lesen! Du sammelst zuerst alle Informationen. Nach und nach wirst du deine Suche verfeiner, indem du die Suchwörter veränderst und spezifischer wirst, wie zum Beispiel „Malta Valletta Sport“, „Malta Valletta Oper“, „Malta Valletta Eiscreme“. Auch die Bildersuche der Suchmaschine kann interessante Hinweise geben.

Nun gehst du kurz durch deine gesammelten Tabs und sortierst grob aus, was doch nicht so interessant war. Nicht vergessen: Nicht die Artikel lesen! Nun speicherst du die Inhalte um sie in einem späteren Zeitpunkt in einem „Lese Modus“ genauer unter die Lupe zu nehmen. Hier könnte Pocket, Trello, Evernote oder Instapaper helfen.

Lese-Modus – gehe ins Detail und mache dir Notizen

Hast Du durch Zufall beim Surfen oder nach einer Recherche, Artikel zum Lesen gefunden, so ist es in diesem Modus nun Zeit, diese auch zu lesen. Gerade nach einer Recherche ist es jetzt zu entscheiden, ob die gesammelten Informationen einen Nährwert haben. In diesem Modus ist es eventuell wichtig, deine Kenntnisse zusammen zu fassen und Notizen zu machen. Auch in diesem Modus gilt: lass dich nicht stören und konzentriere dich nur auf dein Eine. Mir hilft es, interessante Artikel in Stichworten zusammen zu fassen, so das ich später nur noch die Stichworte lesen muss.

Gerade die Trennung zwischen Recherche- und Lese-Modus hilft Dir Zeit zu sparen. Du bist konzentrierter bei der Sache und schaffst auch mehr.

Schreib- oder Mail-Modus – Zeit nehmen und Zeit dabei sparen

In diesem Modus, egal mit E-Mail oder einem anderen Medium das Dein Schreiben benötigt, konzentrierst du dich darauf, nur zu schreiben. Fragen zu beantworten, selbst Fragen zu stellen, Angebote zu erstellen oder schriftliche Zusammenfassungen zu schreiben. Wenn du nur das machst, dich nicht unterbrechen lässt und sogar dir eine feste Zeit am Tag dafür aussuchst, wirst du konzentrierter bei der Sache sein und dabei Zeit sparen.

Wie schon in den Zero-Inbox-Artikeln beschrieben, geht es bei der Abarbeitung von E-Mails nicht darum, sofort auf Anfragen zu reagieren, sondern diese erst zu bearbeiten, wenn Du Dir dafür Zeit nimmst. Mails sind kein Kommunikationsmittel, auf das man sofort reagieren muss. Wirklich nicht!

Telefon-Modus – in einen Redefluss kommen

Eingehende Telefonate sind, anders als bei E-Mails, leider immer dringlich, jedoch oft nicht wichtig (schon einmal die Unterscheidung gemacht?). Bei den ausgehenden Anrufen, also die Anrufe die Du selbst am Tag tätigen musst, ist das anderes. Die kannst Du planen und Dir die Zeit selbst einplanen. Schwubs die Telefon-Mütze aufgesetzt und los geht das wilde Wählen. Wenn Du nicht so oft Anrufe tätigen musst, also nicht im viel-telefonieren geübt bist, wird Dir es helfen, alle Anrufe in einem Rutsch zu erledigen. Du begibst Dich in einen Redefluss und es wird Dir leichter fallen, nach Auflegen, sofort die nächste Nummer anzurufen.

Pause-Modus – Dich nicht vergessen und eine Mini-Auszeit nehmen

Wenn Dein Tag stressig und chaotisch ist, kann es passieren, das Du Dich selbst vergisst. Das dies nicht förderlich für Dich ist, brauche ich Dir nicht zu sagen. Plane Dir bitte mehrfach am Tag eine kleine Pause ein. Nicht unbedingt zu einer festen Uhrzeit, weil dies manchmal schlecht zu planen sind, sondern nimm Dir zum Beispiel vor, dreimal am Tag eine Pause zu machen. Erinnere Dich mit den oben beschriebenen Karten. Du hast also drei Karten auf der das Wort Pause oder Mini-Auszeit steht. Wenn am Ende des Tages die Karten immer noch vor Dir liegen, hast Du was falsch gemacht. Passe den richtigen Moment ab, stehe auf und verlasse das Büro. Gehe am besten raus, lass dein Telefon und Kollegen zurück und gehe etwas spazieren oder setze Dich auf eine Parkbank und schau den Leuten beim vorbeiziehen zu. Es reicht schon wenige Minuten, aber das Gefühl, das in diesen Momenten Dich keiner Stören kann, das dies Dein Moment ist, wird Dich kräftigen.

Einkauf-Modus – Konsumieren ist kein Hobby

Es scheint von vielen Menschen sehr beliebt zu sein, mehrfach in der Woche einkaufen zu gehen. Der Grund dabei ist immer der gleiche: schlechte Organisation, keine Einkaufsliste, keine Planung und oft auch die Lust am Einkaufen selbst. Konsumieren als Freizeitbeschäftigung? Das ist mal ein schönes Thema für einen anderen Artikel.

Es ist eine Frage der Planung und auch der Konsequenz: Gehe nur einmal die Woche einkaufen. Nur an diesem einen Tag und auch immer am gleichen Tag um die gleiche Uhrzeit. Das hilft eine Routine zu entwickeln, so das einkaufen quasi von alleine passiert.  Wer es sich leisten mag, der sollte seine Einkäufe generell anliefern lassen. Das hört sich dekadent an und auch gegen unsere Erziehung unserer Eltern und auch nicht sehr ökonomisch, es ist aber völlig okay. Zum einen sparst du natürlich Zeit, weil du nicht durch die Gänge Deiner Konsumtempel taumeln musst. Du kannst dabei auch Geld sparen. Das heutige Kaufverhalten wird bei vielen Konsumenten durch Gelegenheitskäufe diktiert. Beim Einkaufen, bist Du in Wirklichkeit überhaupt nicht mehr frei bei Deiner Produktwahl.

Wenn du anliefern lässt, kannst Du am Computer/Smartphone deinen Einkauf planen, auf Einkaufslisten vorheriger Einkäufe zurückgreifen und so auch nur das Einkaufen, was Du brauchst. Die Summe am Ende des Einkaufskorbes wird dir helfen, sogar dein Budget einzuhalten. Das Spart Zeit und Geld.

Putz-Modus – Niemand mag sauber machen

Neben Einkaufen ist Putzen das nächste Grauen das auf Dich wartet. Saubermachen ist lästig und auch nicht produktiv. Eine Wohnung/Haus muss sauber gemacht werden. Das ist sonst zu unhygienisch und fördert irgendwann den Besuch von unliebsamen Haustieren. Auch hier hilft es, einen festen Zeitpunkt für diese Tätigkeit zu wählen und dann auch den Putzhorror zeitlich zu begrenzen. Am besten mit einem vorher eingestellten Alarm. Dafür aber die Musikanlage laut stellen (soll ja auch Spaß machen), Handy aus und los geht es mit dem Putzschrub den Boden blank zu rubbeln.

Wer es sich leisten kann, sollte diese Tätigkeit unbedingt auslagern. Eine Möglichkeit wäre ein Putzroboter der in Deiner Abwesenheit den Fußboden saugt. Diese Geräte sind inzwischen schon sehr gut, aber können dafür NUR den Fußboden saugen und nicht den Abwasch machen oder die Fenster schrubben. Weiter Nachteil sind die Kosten, den ein solcher kleiner Helfer kostet locker mehrere hundert Euro.

Ebenfalls mit Kosten verbunden ist dafür auch die beste Lösung sich dieser nervige Aufgabe zu entledigen: eine Haushaltshilfe. Diese ist über Kleinanzeigen oder über Portale wie BookATiger,  HausHelden oder Helping zu finden und kann dir viel Zeit und nerven sparen.

Gesundheit-Modus – Körper und Geist fit halten

Du solltest wirklich, wirklich, wirklich, etwas für Deine Gesundheit tun. Ich gehe einfach mal davon aus, das Du zum Durchschnitt der Bevölkerung unseres Landes gehörst, so an dessen Gesundheit ständig etwas verbessert werden kann. Was Du benötigst, kannst nur Du beurteilen. Egal ob es Laufen, Kraftsport, Yoga, Meditieren oder ein Vegan-Kochkurs ist. Hauptsache Du tust etwas für deinen Körper! Das gleicht Dich mental aus und Du kannst Stresssituationen besser begegnen, sowie hält es dich fit und gesund, so das Du weniger krank wirst. Alles sehr wichtig für Dein Projekt, oder?

Zeit für Dich – Abstand gewinnen und Ruhe erlangen

Die Zeit für Dich sollte am besten einen kompletten Tag in Anspruch nehmen und nicht von anderen Tätigkeiten unterbrochen werden. In dieser Zeit hast du WIRKLICH Freizeit. Das Handy ist aus, keine Arbeit, keine Mails, kein Projekt oder andere Aufgaben! Nimm Dir Zeit für Dich, Deine Familie oder Freunde. Mache etwas für Dich wie Essen gehen, auf ein Konzert gehen oder ein Kinobesuch. Hänge aber nicht herum oder schaue nur Fernsehen. Diese Zeit solltest Du aktiv für Dich gestalten. Neue Erlebnisse und Erfahrungen bereichern den Geist, entspannen diesen besser und lässt Dich innerlich somit auch wachsen. Fernsehen verdummt nur.

Fazit

Auch wenn es einem doofes Schubladen-Denken gleicht, hilft diese Methode Dir deinen Tag zu planen und konzentrierter bei der Sache zu sein. Die Fokussierung auf ein Thema, einer Aufgabe wird dich effizienter arbeiten und schneller deine Aufgabe erledigen lassen. Auch Unterbrechungen kosten Zeit, so das die Abschottung zu Störern dabei sehr wichtig ist.

Es geht bei diesem Idee nicht darum, das du dich zukünftig noch mehr Aufgaben aufbürden kannst, weil du nun mehr Zeit hast. Du sollst deine Aufgaben konzentrierter erledigen, dabei auch weniger Fehler machen, mehr Zeit für wichtigere Dinge haben. Für dein Projekt Zeit zu haben und die wirklich wichtigen Entscheidungen treffen, am Projekt Konzepte erstellen und neue Ideen für das Projekt entwickeln geht nur, wenn du Freiraum dafür hast. Es gibt nichts schlimmeres wenn du im Tagesgeschäft untergeht und für diese wichtigen Dinge deines Projekt mehr Zeit hast.

Das Konzept funktioniert auch prima mit anderen „Mützen“, so das Du gerne an Deine Aufgaben neue Mützen entwickeln kannst. Wenn du noch Ideen dazu hast, so schreibe mir doch einfach oder lass hier im Blog ein Kommentar.

Sebastian Schenck

Sebastian Schenck

Sebastian ist Vertriebs- und Marketingleiter in einer Bremer Softwarefirma. Neben vielen kleinen Hobby-Projekten, betreibt er die Webseite Automatische-Helden.de.
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